База сотрудников: как упорядочить информацию и перестать все держать в голове

Кто в отпуске? У кого больничный? Какой у бухгалтера ИНН? Есть ли приказ о переводе менеджера?

В небольших командах эти вопросы решаются через Excel, личную память или переписку в мессенджере. Но как только в компании появляется более 10–15 человек, хранить и обновлять данные в табличках — это провал.

Сегодня расскажем, как построить понятную базу сотрудников: что она должна содержать, как избежать ошибок и какие инструменты действительно облегчают работу HR-специалистов и руководителей.

Что такое база сотрудников и почему ее стоит вести

По данным отчета Asana, сотрудники тратят в среднем 257 часов в год на неэффективные процессы и еще 258 часов — на дублирование работы. В сумме это — 12 полных рабочих недель. Часть этой неэффективности — именно ручная работа с документами и отсутствие систематизации.

База данных персонала — это централизованное хранилище всей информации о сотрудниках компании: от контактов и документов до истории изменений в должности, оплате труда и обучении.

Ее главная цель — собрать все кадровые данные в одном месте, чтобы:

• быстро находить нужную информацию (например, дату выхода на работу или остаток отпуска);
• подготовить отчеты без ручного сбора данных и бесконечных таблиц;
• видеть всю историю взаимодействия человека с компанией — кто когда проходил адаптацию, повышение, оценку;
• планировать нагрузку, найм и развитие команды на основе реальных данных;
• обеспечить юридическую корректность: в случае проверок или споров у вас есть полная документация.

Вести базу можно по-разному: в привычных таблицах, в CRM, в облачном хранилище. Но чем больше в компании людей и изменений — тем важнее иметь автоматизированную систему.

Из чего состоит база данных сотрудников?

Единого стандарта нет — компании настраивают базу под свои нужды. Но есть обязательные блоки, которые стоит включить с самого начала:

Основные данные

• Дата рождения
• ИНН / серия и номер паспорта
• Контактная информация

Адрес проживания

Рабочая информация

• Должность
• Подразделение / команда
• Руководитель
• Дата начала работы
• Статус трудоустройства (основное/совместительство, удаленно/офис)
• Стаж, испытательный срок

Документы

• Трудовой договор
• Приказы (о приеме, переводе, увольнении)
• Медосмотры, сертификаты, справки
• Заявления об отпусках, больничные, внутренние перемещения

Зарплата и компенсации

• Ставка / оклад
• Бонусы / KPI
• Отпуска / больничные (остатки)
• История изменений в вознаграждении

Развитие

• Пройденные курсы, обучение
• Оценки эффективности
• Поставленные цели

Хорошо, когда все эти блоки собраны в единой карточке сотрудника — без дублирований, потерь и разных «версий правды».

Как организовать базу сотрудников

Определите, что именно вам нужно хранить

Не перенасыщайте базу полями, которые никто не будет заполнять. Выпишите ключевые данные, с которыми работает HR, бухгалтерия, руководители.

Выберите удобный инструмент

На старте, когда у вас до 10 сотрудников и HR-процессы еще не сложные, учет можно вести в Excel или Google Таблицах. Если изменения происходят редко, данные обновляются вручную, а ответственный за все один человек — это работает.

Но как только команда растет до 15 и более сотрудников, появляются переводы, найм, адаптация, регулярная оценка эффективности — таблицы перестают справляться. Особенно когда данными пользуются не только HR-специалист, но и руководители, бухгалтер, руководство. В таком случае стоит переходить на HRM-систему — она позволяет централизовать и автоматизировать все кадровые процессы: от хранения информации до формирования отчетности.

Установите роли и доступ

Не все должны видеть полный пласт информации, ведь это сбивает с толку. Например, в HRM-системах доступ настраивается по ролям: бухгалтер видит зарплаты, руководитель — только свою команду, HR — общую информацию.

Ведите историю изменений

Изменения зарплаты, переводы, отзывы — все должно фиксироваться. Это важно для отчетности и аналитики.

7 преимуществ централизованной базы данных сотрудников

1. Четкое представление организационной структуры

Распределение сотрудников по отделам, должностям и ролям в единой базе упрощает управление, улучшает внутреннюю коммуникацию и помогает принимать стратегические решения на уровне руководства. Центральная модель HR позволяет избежать беспорядка, ведь все ключевые процессы HR согласованы и централизованы.

Если вас интересует тема организационной структуры, рекомендуем также ознакомиться с материалом «Как визуализация оргструктуры помогает оптимизировать команду».

2. Профили сотрудников с гибкими полями и автоматизацией обновления

Настраиваемые карточки с возможностью добавить персонализированные поля и автоматическое обновление данных соответствуют оперативным потребностям. Это позволяет адекватно отображать меняющуюся информацию — от графиков до сертификатов.

3. Оптимизированное управление талантами

Централизованная база обеспечивает полное представление о навыках и опыте команды, что помогает выявлять внутренние таланты, планировать карьерный рост и работать с кадровым резервом. Автоматические уведомления (по электронной почте или SMS) улучшают коммуникацию и согласованность действий.

4. Автоматизация HR-процессов и самообслуживания сотрудников

Заявки на прием, запросы на отпуск, подача результативности становятся частью самообслуживания через портал. Это снижает ручную нагрузку на HR, позволяя сосредоточиться на стратегических задачах.

5. Минимизация юридических рисков и соответствие нормативам

Централизованное хранение данных с автоматической версией документов, контроль доступа и шифрование позволяют снизить риск нарушения трудового законодательства и защитить конфиденциальные данные в соответствии с GDPR и подобными нормами.

6. Расширенная аналитика данных и отчетность

Регулярно обновляемая база дает возможность в реальном времени отслеживать ключевые HR-метрики — текучесть, производительность, динамику заработной платы. Данные формируют аналитическую основу для стратегических бизнес-решений.

7. Контролируемый доступ и защита данных

Системы HRM/HRIS поддерживают гранулярный контроль доступа по ролям: каждый видит только ту информацию, которая ему нужна. Это повышает безопасность и ответственность в работе с данными сотрудников

HRM-система как инструмент хранения и учета персонала

HRM-система (Human Resource Management System) — это программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать рутинные HR-процессы: учет персонала, управление документами, начисление отпусков, обновление статусов, отчетность.

В контексте базы персонала, HRM-система выполняет ключевые функции:

• хранит всю информацию о сотрудниках в цифровом виде;
• позволяет быстро искать и фильтровать данные;
• автоматически обновляет остатки дней отпуска, фиксирует изменения в статусе сотрудника;
• защищает доступ к конфиденциальной информации;
• интегрируется с рекрутингом, адаптацией, оценкой, обучением.

В отличие от Excel или Google Sheets, в HRM-системе изменения отслеживаются, история сохраняется, а отчетность формируется автоматически.

Как база сотрудников реализована в HRM HURMA

В украинской HRM-системе HURMA учет персонала реализован по принципу «все в одном месте». Каждый сотрудник имеет персональную карточку, которая включает:

• личные и контактные данные;
• статус трудоустройства, дату приема, график работы;
• информацию о зарплате, бонусах, отпусках;
• историю кадровых изменений, переводов, оценок эффективности;
• цели развития и пройденные учебные курсы.

Все эти данные объединены в единую систему с автоматическим обновлением, уведомлениями и правами доступа.

Кроме карточек, HURMA визуализирует структуру компании — кто кому подчиняется, как построены команды и кто за что отвечает. Это удобно как для HR и руководителей, так и для новичков, чтобы быстро сориентироваться:

Финализируем

Чем больше людей в компании — тем важнее иметь единый источник информации. Как говорит о HURMA Светлана Онищенко, CPO в TechVill:

"Добре, коли є єдине місце правди в компанії, де всі офери, розуміння, скільки людина заробляє, скільки людина в нас, коли вона була в відпустці тощо"

Если учет ведется в таблицах, а документы хранятся в папках и мессенджерах — любое изменение становится риском: для законодательного соответствия, прозрачности управления и даже репутации HR-отдела.

Попробуйте бесплатное демо HURMA — создайте карточку сотрудника за 2 минуты, автоматизируйте кадровый учет и сэкономьте время команды уже с первых недель!